vendredi 8 mai 2009

La méthode GTD et Freemind


Depuis 2 semaines maintenant, j'ai décidé d'organiser mon travail selon les principes de la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. Bien entendu, Freemind se devait d'être présent !
Comme il est indiqué dans son livre "S'Organiser pour Réussir", j'ai effectivement ressenti beaucoup de satisfaction après le recensement de ce que j'avais à faire (placé dans la fameuse "corbeille d'arrivée"). Non pas parce que le volume de travail était accompli (loin de là !!), mais parce que ce volume était visible.
Actuellement, je suis en phase de montée en charge et je n'ai toujours pas acquis tous les automatismes nécessaires.
Assez parlé de la méthode, venons à son application avec Freemind. J'ai certes trouvé des vidéos notamment en anglais sur la GTD gérée avec Freemind, mais qui n'exploitent pas ses fonctionnalités pourtant utiles dans ce contexte. Le site Legoux.org propose également une carte GTD pour Freemind à télécharger.
Pour commencer, j'ai reproduit une carte issue du fameux flux d'informations et de la manière de les gérer selon la méthode GTD : corbeille, action (oui/non), projets, délégation,...
Dans un premier temps, j'ai voulu créer autant de cartes que d'actions ou parties. Ainsi, j'avais imaginé créer une carte mère nommée 'GTD' et reliée à des cartes projets, à déléguer, à faire dès que possible,...Très vite, je me suis aperçu que je faisais fausse route. Tout d'abord parce que je n'aurais jamais eu de 'vue d'ensemble' de l'activité et, d'autre part, j'aurais été obligé de me passer de quelques fonctionnalités de Freemind.
J'ai donc intégré toute 'ma' GTD dans une seule et même carte. Chaque tâche accomplie sera effacée et chaque projet terminé sera effectivement copié dans une autre cartes Projets, que je conserverai 'pour mémoire'.
J'ai également ajouté quelque chose qui n'existe pas dans la méthode : il s'agit d'une partie 'communication interne'. Si je constate qu'à un certain stade d'un projet ou dès l'achèvement d'une tâche je dois, dans un contexte particulier (réunion ou visio), informer (ma direction, mon reponsable ou mon équipe) alors je copie cette tâche dans cette nouvelle partie.
Côté fonctionnalités, Freemind offre tous les outils pour intégrer les principes de la GTD :
- les tâches planifiées sont gérées via les alertes
- les contextes (@mail, @courrier,...) sont gérés au travers des attributs
- les personnes à qui j'ai confié les tâches 'déléguées' et pour lesquelles j'attends des réponses sont également gérées via les attributs
- au démarrage, je craignais qu'extraire des projets des tâches à effectuer qui, sorties de leur contexte, ne signifiaient plus grand chose. J'ai simplement régler ce problème en créant systématiquement un lien local (ALT+L) entre cette tâche élémentaire et son projet.

Au travers des filtres, je peux maintenant n'afficher que les tâches liées à un contexte particulier, dans une situation particulière (à faire dès que posible ou à une date déterminée,...)

J'ai mis ICI la carte (un peu censurée, mais à peine) en Java.

Si vous êtes utilisateur de cette méthode, j'apprécierai que vous me donniez votre avis sur cette carte et que vous disiez si elle vous semble viable à terme, quelle évolution dois-je envisager,...Ainsi, vos conseils pourront peut-être faire d'autres adeptes. Merci.

17 commentaires:

fromlugdunum a dit…

je suis en train de lire moi-même le livre GTD...afin un jour d'appliquer ces principes dans freemind. Je ne peux donc pas pour l'instant t'aider, mais je vais suivre tes avancées dans ce domaine

Michel a dit…

J'ai moi aussi connu ma période GTD avec à la clef de belles cartes heuristiques ; j'ai TOUT essayé (hypster PDA, logiciel ThinkingRock, Palm, cartes heuristiques...). Finalement, et comme je suis régulièrement nomade dans mes fonctions professionnelles, j'en suis venu à :
- simplifier GTD pour ne pas être prisonnier de sa (ses) procédure(s),
(voir, à ce sujet "Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System" dans Google)
- n'utiliser que des listes, au format papier, pour en disposer partout et à tout moment,
- réserver Freemind aux préparations, notes et analyses des diverses réunions, pour mes nombreux chantiers et dans les conflits... que je dois gérer !

J'ai donc abandonné l'utilisation immédiate des cartes après être tombé dans le travers du temps passé à mettre au point un système et des procédures sur lesquelles je revenais (trop) souvent pour les parfaire.

Mes conseils seraient les suivants :
- effectuer la collecte des différentes sources d'entrée et remplir la "Inbox",
- préserver les listes suivantes :
- Inbox
- Projets (Projects au sens "gtd")
- Todo (à faire maintenant) : les 3 à 5 tâches essentielles de la journée ;
c'est là que je fais intervenir les contextes (ex : @Equipe = à voir en équipe)
- Next actions : les tâches à activer dans la semaine ou la quinzaine
- Waiting for... pour un suivi des tâches engagées qui renvoient vers d'autres acteurs
- Références : pour noter toute information qui me serait utile pour la suite
- procéder à un passage en revue régulier (journalier / hedomadaire / mensuel / trimestriel / annuel...)

A noter que le support le plus performant (et de loin), sur un ordinateur, a été tout simplement un fichier texte tout bête !

Ma "gtd" à moi tient en une dizaine de feuillets (listes au format A5)... Freemind vient ensuite !

Cordialement,

Michel

samos29 a dit…

Merci pour vos commentaires
fromlugdunum : j'ai hâte de voir ce que ça donne pour toi.
michel : je pense qu'effectivement le support de la méthode (papier, informatisée,...) tient surtout à notre activité. Pour ma part, je suis plutôt sédentaire et les seuls documents papier que je avoir sur mon bureau sont les états informatiques (essentiellement archivés) et les fichiers joints de plus de 20 pages que j'imprime (j'ai du mal à lire à l'écran des documents trop importants). Sinon il ne s'agit que pièces jointes ou des flux RSS ou push. Donc un outil de suivi informatisé se prête bien à mon activité. Mais ton expérience est intéressante car elle montre bien que chacun doit finalement adapté la GTD à son environnement. A chaque chapitre du livre, le me posais toujours la question 'est-ce applicable pour moi ?'. Merci encore pour ton retour.

Franck.

Florent F. a dit…

Merci pour cette nouvelle utilisation du mind map ! ;-)

Je connais la méthode du GTD... D'ailleurs j'en ai fait la représentation systémique ici : http://analysesystemique.free.fr/?p=229

Mais personnellement ça ne me parle pas... Peut-être suis déjà assez organisé.
En tout cas, voici une preuve de plus que l'utilisation du mind map est universelle...! ;-)

Au plaisir de vous lire.

samos29 a dit…

Merci Florent pour ton retour d'info. Décidément, cette méthode inspire de nombreux bloggers !!
Félicitations également pour ton blog Analyse Systémique et ton PMBA : une démarche originale et certainement preignante.

Anonyme a dit…

Bonjour,

Par curiosité, j'ai exploré la méthode GTD depuis que tu en a parlé, je ne sais pas si freemind est le meilleur logiciel pour la développer, à tester.
Cependant, j'ai une petite remarque sur ta carte, à mon avis les projets viennent avant le noeud des actions, car ce snt les parties du projet qui deviennent des actions.

Kristian

samos29 a dit…

Bonsoir,
effectivement, comme le souligne également Michel, un projet dans le cadre de la méthode GTD est un ensemble d'au moins deux actions élémentaires.
Concernant ta remarque, j'ai beaucoup réfléchit sur l'intégration ou non et la position d'un groupe "projets". Pour moi, selon mon utilisation, intégrer les projets en dehors des actions (planifiées,...) présente un intérêt certain pour le suivi. lorsqu'une des actions élémentaires d'un projet est effectuée, il suffit de la cocher dans projet puis de copier/coller l'action suivante (mais il peut y en avoir plusieurs) au bon endroit (à déléguer ou tâches planifiées). Un bon outil sous Freemind est le lien local (alt+l) : il suffit de cliquer sur une action élémentaire pour arriver sur l'élément du projet voulu. Une bonne astuce pour s'y retrouver lorsque on ne situe plus très bien à quel projet se rattache telle ou telle action.

Après une petite semaine de test, la méthode me semble plutôt efficace, mais demande énormément de discipline (la GTD, c'est un art martial comme le dit David Allen lui-même !). Elle peut d'ailleurs être adaptée (ce n'est pas interdit) : je sacrifie parfois la discipline au pragmatisme et ça fonctionne aussi bien.
Il me reste un gros problème : bien gérer les mails pour les intégrer dans cette méthode avec Freemind. S'il pouvait exister un plugin qui basculerait les mails (sous Thunderbird) de notre choix à un endroit précis d'une carte Freemind, ce serait idéal.

Franck.

Apprendre-Anglais-Facile a dit…

Merci pour ces nombreuses pistes. Pas toujours facile de s'organiser. Alors merci!

samos29 a dit…

Merci pour ce commentaire. En fait, il s'agit surtout d'une méthode. Les outils utilisés dépendent finalement beaucoup de l'environnement de travail.

9depack a dit…

Bonjour,
Des cartes heuristiques, j'en ai toujours fait sans même le savoir (comme Mr Jourdain faisait de la prose), depuis mes disserts de philo en terminale (1974 !), et j'avoe ne plus pouvoir fonctionner autrement : GTD me paraît être une usine à gaz, ou l'on gagne en méthode (la forme) ce que l'on perd sur le fond...Personnellement, je ne me risquerait pas à marier la carpe avec le lapin !

samos29 a dit…

Bonjour,
la méthode GTD est avant tout un outil. Je pense comme vous que cette méthode n'est pas adaptée à toutes les situations. La méthode décrite dans la traduction française de GTD est très axée sur la manipulation du papier. En ce qui me concerne, je traite essentiellement des informations numériques. En cela, Freemind est un excellent complément à GTD. Il agit, pour ma part, comme un levier pour la méthode GTD. Je comprends toutefois que mon avis ne soit pas universel ;-).

Bligoo a dit…

Bonjour, quelques commentaires sur le tard:
Avec la pratique j'ai trouvé utile de distinguer 2 domaines d'actions et de projets: Personnel vs Professionnels. Ne pas avoir cette distinction s'est révélée à l'usage assez gênant quand la liste d'action/projet de vient conséquentes. Cela facilite également les phase de 'weekly review' ou de réflexion en prenant un peu de hauteur.

D'autre part, je ne trouve pas personnellement les mind map comme les outils les plus adaptés à GTD. J'y trouve une limitation importante au quotidien: la capacité à re-organiser dynamiquement les actions sur un critère telle que toute les next action, les next action par context etc..
Ceci est particulièrement utile pour tirer partie des temps morts dans notre activité (trou entre 2 réunion,etc..). Et permet également de sortir des listes papier si chères au utilisateurs nomades.
C'est une des raisons pour lesquelles je préfères les solutions orientées GTD telles que thinkingrock ou monkey GTD.

En espérant que ces réflexions vous seront utiles
Cordialement

jayseye a dit…

Would you please consider creating an English version of the map?

Thank you!

samos29 a dit…

@jayseye :
the original spirit of this blog is to be all in french. But i'll do what you ask for, just for you, as soon as possible ;-).

Anonyme a dit…

La carte associée ne s'affiche pas ( page blanche pour http://smalamaintenay.free.fr/GTD/GTD.html

Franck Maintenay a dit…

Bonjour,
je viens de tester : la carte s'ouvre, mais elle exporter en Java. Je peux vous la transmettre dans son format original si vous le souhaitez. D'ailleurs, j'ai un peu modifié sa structure : la carte initiale contient trop d'éléments inutiles (ex. : actions < 2 mn) qui parasite l'ensemble.

Anonyme a dit…

Merci pour cette méthode très intéressante ! Je vais la tester.
La méthode GTD est géniale je l’utilisais beaucoup pour gagner du temps mais maintenant je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ».
C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable

Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail. http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/